04.08.2010

Подробнее о редакции "Экстранет"

Как вы знаете, в старших редакциях "Корпоративного портала" появился модуль "Экстранет". В этом посте я постараюсь объяснить, что это за функционал и как начать его применение.

1. Экстранет - для чего он?
Модуль "Экстранет" позволяет в рамках установки "Корпоративного портала" создать еще один сайт, к которому открывается ограниченный (об этом - ниже) доступ извне. Сайт экстранета является площадкой, на которой сотрудники Вашей компании и внешние пользователи (например, партнеры) могут безопасно и конфиденциально общаться и совместно работать друг с другом. Функционал экстранета является, по сути, надстройкой над функционалом модулей "Социальная сеть" и "Интранет", обеспечивающей специфические права на доступ к контенту сайта.

2. Как обеспечивается ограничение доступа к контенту сайта экстранета?
Средством ограничения доступа к контенту служит участие сотрудника или внешнего пользователя в рабочей группе, созданной в рамках экстранета. По сути, рабочая группа экстранета является синонимом проекта, доступ к которому имеют только его участники.
Более того, и доступ к профилям пользователей или отдельным их данным (например, записям в графике отсутствий) на сайте экстранета определяется все тем же совместным участием в рабочих группах. То же касается и возможности коммуникации между пользователями экстранета посредством системы обмена сообщениями соцсети.

2. Как обеспечивается ограничение доступа внешних пользователей к сайту интранета? Если пользователь не является сотрудником (не имеет привязки к подразделению), после авторизации он будет перенаправлен на сайт экстранета.

3. Какие роли можно выделить в рамках экстранета?
Прежде всего, это сотрудники компании (т.е. пользователи, имеющие привязку к подразделению/ям структуры компании), а также внешние пользователи. И те, и другие должны иметь привязку к группе пользователей "Пользователи экстранета", создаваемой при работе мастера настройки экстранета (см. также настройки модуля "Экстранет"). Также введено понятие "публичный сотрудник в экстранете" - такой сотрудник всегда доступен для коммуникации и включения в рабочую группу, т.е. является, по сути, "дежурным по сайту". Добавить сотрудника в число публичных Вы можете, отметив в его аккаунте опцию "Публичный сотрудник в экстранете" на вкладке "Доп. свойства".

Сотрудники могут иметь или не иметь возможность создания рабочих групп (см. привязку к соответствующей группе пользователей).
Администраторы сайта экстранета могут управлять аккаунтами внешних пользователей и им доступен для просмотра и изменения весь контент сайта экстранета.
Члены группы пользователей "Техподдержка сайта экстранета" имеют доступ ко всем обращениям в техподдержку, созданным в рамках сайта экстранета.

4. Подготовка к работе
Вы, наверное, обратили внимание, что при установке дистрибутива "Корпоративного портала" модуль "Экстранет" не устанавливается по умолчанию.
Для корректной работы функционала экстранета необходимо установить соответствующий модуль, а затем либо по ссылке на заключительном шаге установки модуля, либо непосредственно из списка мастеров запустить мастер "Настройка сайта экстранета" (bitrix:extranet).
При настройке параметров выполнения мастера Вы сможете указать все необходимые параметры, включая код нового сайта и папку для него.

5. Сценарий работы в экстранете
После выполнения мастера создания сайта экстранета будет создан сайт с выбранным Вами шаблоном, созданы описанные выше группы пользователей, а также произведены другие необходимые для работы функционала сайта экстранета настройки.

a) создание рабочих групп и приглашение внешних пользователей
Теперь Вы (как администратор), либо другие сотрудники компании (которым Вы дадите права на доступ к сайту экстранета, а также права на создание рабочих групп) могут создавать новые рабочие группы на сайте экстранета и приглашать в них других сотрудников, а также внешних пользователей.
Специально для функционала экстранета создан новый компонент bitrix:extranet.group_create, реализующий создание рабочих групп в 2 шага: на первом создается сама группа, а на втором в нее приглашаются сотрудники и внешние пользователи.
При этом форма приглашения пользователей в рабочую группу претерпела серьезные изменения. Так, в зависимости от того, является ли приглашающий сотрудником или внешним пользователем, ему доступен или, соответственно, не доступен элемент выбора пользователей "Сотрудники".

Приглашение внешних пользователей в рабочую группу доступно двумя способами - можно либо выбрать ранее зарегистрированных внешних пользователей (из числа доступных), либо в новом элементе ввода ввести список email'ов - если пользователь с таким email'ом уже зарегистрирован на сайте, он будет добавлен в группу пользователей экстранета и ему будет предложено вступить в рабочую группу.
В случае же, если пользователя с таким email'ом нет, будет создан новый пользователь и ему будет отправлены приглашение на сайт и приглашение в рабочую группу.
Приглашение на сайт ведет на специальную форму, заполнив данные которой, внешний пользователь сможет получить доступ к сайту экстранета и ответить на приглашение в рабочую группу.
Хочу обратить внимание также на появившийся в рамках соцсети функционал работы с приглашениями в группу - теперь можно отменить приглашение, отправленное по ошибке, а также (только для сайта экстранета) выслать повторно приглашение на сайт.

Обратите внимание: при приглашении на сайт экстранета сотрудника компании в случае, если с момента приглашения до момента перехода на сайт КП длится одна и та же сессия (сессия приглашенного сотрудника), то он не увидит на сайте КП пункта меню "Экстранет", для этого ему нужно переавторизоваться.

b) функционал, доступный на сайте экстранета
Помимо функционала соцсети, специфика которого в рамках экстранета описана выше, на сайте экстранета доступны:

в разделе "Контакты": списки доступных контактов (внешних пользователей) и сотрудников компании, а также график отсутствий, дни рождения и лента сообщений блогов (отображаются только те записи, к которым текущий пользователь имеет доступ в рамках экстранета),
в разделе "Документы" - стандартный компонент bitrix:webdav, настроенный на работу с инфоблоком документов, группа пользователей экстранета имеет права на чтение его содержимого в разделе "Компания" (помимо информации о компании) - функционал подписки на рассылку/рассылки в разделе "Помощь" (помимо краткого описания функционала экстранета и работы с ним) - функционал создания обращения в техподдержку и работы со своими обращениями. Применяется мастер создания обращения, использующий инфоблок "Мастер - экстранет" (тип "Сервисы") функционал обмена данными с Outlook использует ограничения модуля экстранет, т.е., например, в Outlook будут экспортированы только те контакты, к которым Вы имеете доступ через свои рабочие группы новые гаджеты для рабочего стола "Мои обращения" и "Мои контакты". Назначение первого, полагаю, понятно, без дополнительных пояснений, а гаджет "Мои контакты" служит для быстрого доступа (написания личного сообщения) к доступным мне пользователям. Список пользователей в гаджете разделен на 2 части (длина каждого из них настраивается) - список участников моих рабочих групп и список публичных сотрудников сайта экстранета. Оба списка сортируются по времени последнего отправленного им сообщения. Обратите внимание - в списке участников моих групп внешние пользователи выделены специальным значком

c) окончание работы по проекту (закрытие рабочей группы)
После завершения активности в рабочей группе установите в ее настройках опцию "Сделать архивной группой". Это позволит закрыть возможность изменения контента группы и избежать ненужной отправки уведомлений внешним пользователям, работа с которыми закончена.
Тем не менее, доступ на сайт экстранета для внешних участников архивных рабочих групп остается до тех пор, пока они не будут удалены из группы пользователей экстранета - это могут сделать члены групп администраторов экстранета.

6. Известные проблемы
К сожалению, не обошлось и без ошибок. Хочу рассказать о наиболее существенных из обнаруженных - это поможет исправить их еще до выхода следующего обновления модуля "Экстранет" 8.5.3:

a) При установке портала в режиме отключения доступа для неавторизованных пользователей (что вполне логично в случае, когда используется экстранет, смотрящий "наружу") внешние пользователи не видят сообщений соцсети в компонентах bitrix:socialnetwork.events_dyn и bitrix:socialnetwork.messages_chat.